Lösungsmuster · Referenzarchitektur
Dokumentenpipeline mit verbindlicher Freigabe.
Das Muster liest ausgewählte Auftrags- oder Rechnungsdokumente, gleicht Felder mit Stamm- und Vorgangsdaten ab und legt Abweichungen zur Prüfung vor. Eine Buchung oder fachliche Entscheidung erfolgt nicht allein aufgrund des Modellergebnisses.
Ausgangslage
Aufträge und Rechnungen kommen in wechselnden Formaten und müssen unter Zeitdruck geprüft werden.
PDF, Scan und E-Mail enthalten Felder, die Mitarbeitende in ERP oder Fachsysteme übertragen und gegen Bestellungen, Preise oder Lieferantenstammdaten prüfen. Reine Texterkennung erkennt dabei weder fachliche Abweichungen noch Freigabegrenzen.
Geschäftlicher Nutzen
Vorschläge, Regeln und Freigabe werden zu einem nachvollziehbaren Arbeitsablauf.
Standardfelder können strukturiert bereitgestellt, Abweichungen nach fachlicher Relevanz sortiert und jede Korrektur dokumentiert werden. Verantwortliche Mitarbeitende behalten die Freigabe.
Messbar werden
- Erkennungsqualität je Dokumenttyp, Feld und Layout
- Häufigkeit und Ursache fachlicher Ausnahmen oder manueller Korrekturen
- Status, Liegezeit und Rückfragen im Freigabeprozess
Referenzarchitektur
Bausteine und ihre Aufgabe
Das Original bleibt erhalten, Extraktion und Fachregel sind getrennt, und nur freigegebene Daten gelangen in das Zielsystem.
- 01
Eingang und Original sichern
E-Mail, Upload oder Scanner übergeben zugelassene Dateien an Azure Blob Storage. Format, Schadcodeprüfung, Quelle und Eingangszeit werden festgehalten.
- 02
Felder extrahieren
Azure AI Document Intelligence liest Layout, Tabellen und relevante Felder mit Konfidenzwerten aus einem passenden vorgefertigten oder angepassten Modell.
- 03
Fachregeln anwenden
Azure Functions gleichen Lieferant, Bestellung, Beträge, Steuerangaben oder Artikel mit freigegebenen Stamm- und Vorgangsdaten ab.
- 04
Menschen entscheiden lassen
Azure Logic Apps und eine Power-App oder bestehende Fachoberfläche zeigen Original, Vorschlag, Abweichung und Änderungsverlauf zur Freigabe.
- 05
Freigegeben übergeben
Azure Service Bus oder eine kontrollierte API übermittelt nur bestätigte Daten an ERP oder Fachsystem. Fehler landen in einer sichtbaren Warteschlange.
- 06
Qualität und Betrieb beobachten
Azure Monitor erfasst technische Fehler, Korrekturmuster und Modellveränderungen. Trainingsdaten und Modellversionen bleiben nachvollziehbar.
Technologie
Konkrete Dienste für die Umsetzung
Die Auswahl wird an bestehende Verträge, Regionen, Sicherheitsvorgaben und den tatsächlichen Umfang angepasst.
- Azure Blob Storage
- Azure AI Document Intelligence
- Azure Functions
- Azure Service Bus
- Azure Logic Apps
- Power Apps
- Azure Key Vault
- Azure Monitor
Erster Projektschnitt
Ein Pilot braucht eine klare Innen- und Außengrenze
Der erste Einsatz prüft Daten, Integration und Arbeitsprozess in einem begrenzten Ausschnitt. Er ist kein vorweggenommener Gesamtrollout.
Bewusst enthalten
Ein häufiger Dokumenttyp aus einem klar benannten Eingangskanal, ausgewählte Felder und Fachregeln, ein Testzugang zum Zielsystem sowie menschliche Freigabe vor jeder Übergabe.
Bewusst nicht enthalten
Keine unbeaufsichtigte Buchung, keine vollständige Archivmigration, keine Verarbeitung sämtlicher Sprachen und Handschriften sowie keine Entscheidung über Zahlung, Kredit oder Vertrag allein durch das Modell.
Voraussetzungen und Grenzen
Technik ersetzt keine Datenverantwortung
Vor der Umsetzung müssen Datenzugang, Zuständigkeiten, Lizenzen und Betrieb geklärt sein. Offene Punkte werden als Projektrisiko behandelt.
- 01Lesbare, rechtmäßig nutzbare Beispieldokumente müssen die tatsächlichen Layouts und Ausnahmefälle abbilden.
- 02Lieferanten-, Artikel-, Bestell- und Steuerdaten brauchen gepflegte Schlüssel und eindeutige fachliche Regeln.
- 03ERP-Schnittstelle, Testumgebung, Freigaberollen und Fehlerbehandlung müssen vor einer produktiven Übergabe vorhanden sein.
- 04Fachbereich, ERP-Verantwortliche, Datenschutz, Informationssicherheit und gegebenenfalls Betriebsrat müssen den Prozess gemeinsam abgrenzen.
Deutschland und EU
Compliance wird aus dem konkreten Zweck abgeleitet
Dokumente können Namen, Kontaktdaten, Bankverbindungen und weitere personenbezogene Angaben enthalten. Zweckbindung, Datenminimierung, Aufbewahrung, Löschung und rollenbasierter Zugriff nach DSGVO sind deshalb Teil des Designs. Geeignete EU-Regionen und die konkreten Verarbeitungswege des KI-Dienstes müssen geprüft werden. Der Verwendungszweck ist nach EU AI Act einzuordnen, Transparenz und menschliche Aufsicht bleiben dokumentiert. Wenn Bearbeitungs- oder Leistungsdaten von Beschäftigten entstehen, ist die Mitbestimmung nach BetrVG zu prüfen.
Kostenfreie Einordnung
Welcher Dokumenttyp bindet heute die meiste fachliche Prüfung?
Im Erstgespräch lassen sich Eingang, Felder, Fachregeln, Freigabe und bewusste Ausschlüsse konkret abgrenzen.
Das erste Beratungsgespräch und die gemeinsame Use-Case-Einordnung sind kostenfrei und unverbindlich.
Passende Use Cases
Automatisierte Auftrags- und Belegprüfung
Bestellungen kommen als PDF, Excel, E-Mail oder Freitext. Abweichungen bei Artikeln, Mengen, Preisen oder Adressen werden oft erst spät entdeckt.
Compliance- und Audit-Evidenzsuche
Nachweise liegen in Tickets, Richtlinien, Schulungslisten, Freigaben und E-Mails. Aktualität, Vollständigkeit und Herkunft sind schwer zu überblicken.
Intelligente Vertrags- und Aktenrecherche
Verträge, Nachträge und Schriftsätze liegen verteilt. Relevante Klauseln stehen im Volltext, während Suche und Fristenlisten an Dateinamen hängen.